W związku z wejściem w życie z dniem 1 stycznia 2019 roku ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw, w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, należy zwrócić uwagę na związane z tym konsekwencje. Proszę o uważne zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wdrożenie ? w porozumieniu z Kancelarią ? we własnej firmie rozwiązań wynikających z wprowadzonych zmian w przepisach.
1. Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca będzie obowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób, który zagwarantuje zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia oraz przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dotyczyć to będzie:
a) pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku - dokumentacja pracownicza będzie przechowywana przez 10 lat; pracodawcy będą przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców, w których znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości przyszłej emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu za konkretny okres),
b) pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku okres przechowywania może ulec skróceniu lat 10, jeżeli pracodawca złoży stosowne oświadczenie, a następnie przygotuje i złoży do ZUS raporty informacyjne za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie zawierające, o których mowa w art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zawierające informacje o przychodach, wymiarze i okresie pracy w warunkach szczególnych lub o szczególnym charakterze;
2. W przypadku nieskorzystania przez pracodawcę z możliwości, o której mowa w pkt 1 litera b) powyżej okres przechowywania dokumentacji pracowniczej pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku oraz przed dniem 1 stycznia 1999 roku, termin przechowywania dokumentacji pracowniczej nadal będzie wynosił lat 50.
3. Zgodnie z art. 948 Kodeksu pracy obowiązującym od dnia 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie mógł przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej. Jeśli zdecyduje się na zmianę postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną to jest obowiązany do jej odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
Pracodawca będzie zobowiązany do zawiadomienia pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz możliwości odbioru przez nich dokumentacji w poprzedniej postaci.
4. Od 1 stycznia 2019 roku wiodącym sposobem wypłaty wynagrodzeń dla pracowników, będzie forma bezgotówkowa (przelew). Zachowanie gotówkowej formy płatności będzie możliwe na wniosek pracownika złożony w formie papierowej lub elektronicznej.
W terminie do dnia 22 stycznia 2019 roku pracodawcy są zobowiązani poinformować pracowników, którzy dotychczas przyjmowali wynagrodzenie do rąk własnych o obowiązku podania numeru rachunku bankowego, na który ma być wypłacane wynagrodzenie lub złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych.
Informujemy także, że trwają prace legislacyjne nad nowym rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej. Wejście w życie nowego rozporządzenia planowane jest na dzień 1 stycznia 2019 roku. Od tego dnia przewidziano 6-miesięczny okres na dostosowanie sposobu i warunków prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej do wymogów nowego rozporządzenia. Przewidziane w projekcie rozporządzenia zmiany są istotne i wymagałyby odrębnego omówienia. Do najistotniejszych należy dodanie 4 części akt osobowych obejmujących dokumenty dotyczące ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.